ASOCIACIÓN NACIONAL DE MOTOCLUBES DE VENEZUELA
ASOMOTOVE
REGLAMENTO DE EVENTOS
El Objeto de la ASOCIACIÓN NACIONAL DE MOTOCLUBES DE VENEZUELA, en lo sucesivo ASOMOTOVE, es promover la hermandad, amistad y solidaridad entre los miembros de los diferentes motoclubes asociados mediante la organización de eventos. ASOMOTOVE, a través de la Dirección de Eventos, presenta este reglamento para gerenciar la organización de las distintas actividades, orientando y asesorando a los motoclubes, en virtud de la creciente expansión del mototurismo de alta cilindrada en todo el territorio nacional.
En consecuencia y debidamente autorizados por los Estatutos de ASOMOTOVE en su artículo 54: De las Atribuciones de la Junta Directiva, Literal F: “Formular directrices y líneas estratégicas que orienten el crecimiento y desarrollo sustentable de la Asociación” se publica el presente Reglamento, el cual entrará en vigencia desde su publicación y revoca en su totalidad el Reglamento de Eventos anterior.
LA JUNTA DIRECTIVA
TÍTULO PRELIMINAR
DEFINICIÓN, PRINCIPIOS Y OBJETO.
Artículo 1.- Encuentros Nacionales: Son encuentros de libre participación para todos los motoclubes -asociados o no- así como para particulares y público en general, que se realizan en el territorio de los Moto Clubes responsables y bajo la coordinación y apoyo de ASOMOTOVE. Incluyen actividades durante períodos de dos (2) días o más, en las cuales pueden participar todos los asistentes, además de actividades donde participen sólo los motoclubes asociados. Deben ser realizados sólo bajo la responsabilidad del o los moto clubes anfitriones y con el apoyo de ASOMOTOVE por medio de la Dirección de Eventos. Los Encuentros Nacionales deberán realizarse con un lapso mínimo de tiempo entre ellos de TREINTA (30) días contínuos a un maximo de CUARENTA Y CINCO (45) días continuos, tratando que sean realizados en fechas feriadas, exceptuando Semana Santa y Carnaval.
Artículo 2.- Encuentros Internacionales: Son encuentros masivos donde la figura central es el motociclista, con la participación de al menos cinco (5) países -incluido Venezuela- pudiendo tener connotaciones Musicales, turísticas, Artísticas, etc. Deben ser realizados sólo bajo la responsabilidad de los Motoclubes anfitriones y con el apoyo de ASOMOTOVE por medio de la Dirección de Eventos.
Artículo 3.- Invitacionales: Consisten en la reunión de varios motoclubes con el fin de compartir e incrementar las relaciones entre ellos; se realizan en el territorio del motoclub que es responsable de la invitación. Generalmente incluyen en su programa de actividades paseos cortos y encuentros para festejar. Son organizados individualmente por uno o mas moto clubes y forman parte de las actividades de éstos. Deben ser notificados a ASOMOTOVE sólo a fines de incluirlos en el record de actividades realizadas por los asociados.
Artículo 4.- Otros Encuentros: Tales como: Desfiles, Paradas, Caravanas, Paseos, Fiestas, Donaciones, Competencias, Aniversarios, etc. son organizados individualmente por uno o mas motoclubes y forman parte de las actividades de éstos. Deben ser notificados a ASOMOTOVE sólo a fines de incluirlos en los record de actividades realizadas por los asociados.
Artículo 5.- ASOMOTOVE no avala eventos que no hayan sido considerados previamente o que incumplan con lo estipulado en este reglamento, tampoco eventos organizados por particulares o moto clubes no asociados.
Artículo 6.- Tendrán acceso a los eventos organizados por ASOMOTOVE o por motoclubes Asociados, los miembros Afiliados solventes, motociclistas no asociados y público en general, bajo la modalidad “Se Reserva el Derecho de Admisión”, que será administrado de manera dinámica por la Junta Directiva de la Asociación y aplicado por los Comités Organizadores de Eventos sobre cualquier persona natural o jurídica, asociada o no, cuya conducta, hechos, acciones o actitudes demostradas, atenten con el espíritu y sentido de las disposiciones contenidas en las Bases Fundacionales de la Asociación o las establecidas de manera particular por la Asamblea General de Asociados o la Junta Directiva.
Artículo 7.- Todo evento promovido por los motoclubes Asociados deberá organizarse contemplando la asesoría de empresas y/o personas profesionales con reconocida experiencia en organización de eventos masivos. ASOMOTOVE podrá revisar y aprobar los proyectos presentados por los asesores de manera formal y profesional.
Artículo 8.- El Comité Organizador deberá presentar el proyecto integral a la Junta Directiva de ASOMOTOVE con una antelación mínima de noventa (90) días. El incumplimiento de este artículo imposibilita a la Junta Directiva de otorgar el aval correspondiente.
Artículo 9.- ASOMOTOVE considera como principio básico que el objetivo económico de cualquier evento debe tener como meta la menor contribución posible por parte de los asociados. La plataforma presupuestaria para organizar el evento debe sustentarse en fuentes de recursos, que incluya en mayor grado a patrocinantes, expositores, entes gubernamentales locales, regionales y nacionales, donaciones, fondos propios, etc.
Artículo 10.- ASOMOTOVE considera legítimo que los motoclubes pretendan obtener beneficios económicos producto de la organización de eventos, como instrumento para fortalecer financieramente su motoclub.
Artículo 11.- ASOMOTOVE estipula en sus Estatutos la no participación en proselitismo político, por lo tanto ningún evento podrá estar relacionado con organizaciones o instituciones políticas partidistas de ninguna clase, entendiéndose que la coordinación y apoyo con algunas instituciones, tales como organismos de seguridad, vialidad, turismo, etc. son indispensables para garantizar el éxito del evento, con la salvedad de que en ningún momento se relacione con la imagen o promoción por parte de estos organismos de forma proselitista al evento, a los motoclubes, ni a ASOMOTOVE.
Artículo 12.- Los motoclubes anfitriones ofrecerán a los asociados beneficios que no estarán disponibles para el resto de los motociclistas asistentes. Estos beneficios y atenciones deberán ser expresados claramente en el material informativo del evento.
Artículo 13.- Los miembros solventes de los motoclubes Asociados a ASOMOTOVE tendrán un descuento sobre el costo de la entrada del cincuenta por ciento (50%). Este artículo es de carácter obligatorio.
Artículo 14.- El souvenir se debe ofrecer de manera opcional para la venta y, consecuentemente, su valor no debe considerarse en el costo de la entrada.
Artículo 15.- La planificación del evento debe dirigirse a:
a) Seguridad y protección para los motociclistas, acompañantes y familiares.
b) Presencia y disponibilidad garantizada de cuerpos de seguridad y asistencia médica.
c) Disponibilidad suficiente de servicios sanitarios (baños) y el adecuado mantenimiento de los mismos.
d) Sede del evento con óptima vialidad y accesibilidad, espacio suficientemente amplio, con piso de cemento o de asfalto y periferia bien delimitada, cerrada e iluminada.
e) Estructura de tarima segura.
f) Opciones de comida, con lugares confortables y limpios.
g) Oferta amplia de bebidas.
h) La opción de paseos a lugares turísticos, durante el trayecto y en el destino se consideren las premisas de seguridad, atención de emergencias, comida, baños y limpieza, como en la sede del evento.
TÍTULO II
DE LA TERRITORIALIDAD
Artículo 16.- La intención de realizar cualquier evento en territorio distinto al de los asociados organizadores, deberá contar con la aprobación de los motoclubes asociados de la región donde se pretenda realizar, y al menos uno de ellos deberá formalizar ante ASOMOTOVE escrito de compromiso responsabilizándose y acatando la normativa de este reglamento. La asociación notificará a todos los motoclubes de la zona para que estén en conocimiento de causa de dichas pretensiones.
TÍTULO III
DE LA ORGANIZACIÓN Y PROMOCIÓN
Artículo 17.- La organización de un evento requiere de un equipo de trabajo responsable, que de forma sistemática efectúe una planificación rigurosa de todas las actividades, y que garantice a los patrocinantes y asistentes el éxito deseado.
Artículo 18.- La solicitud de fecha deberá hacerse por escrito ante la Dirección de Eventos quien dará respuesta dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la misma. De estar disponible la fecha ASOMOTOVE entregará un manual para ser usado como guía en la preparación del proyecto.
Artículo 19.- El proyecto deberá entregarse con noventa (90) días de antelación a la fecha del evento como mínimo, permitiendo así el examen del mismo por parte de la Dirección de Eventos y poder ejecutar las acciones de apoyo y coordinación entre ASOMOTOVE y el comité organizador del evento. ASOMOTOVE deberá tener definido los responsables directos y los organismos públicos y privados involucrados en la organización del evento, por lo tanto el comité organizador deberá entregar listado de las personas encargadas de cada tópico relacionado con la producción del mismo.
TÍTULO IV
DEL AVAL
Artículo 20.- La Dirección de Eventos o comisión delegada por la Junta Directiva de ASOMOTOVE, procurará realizar las visitas necesarias en la ciudad donde se pretenda realizar el evento conjuntamente con el Comité Organizador correspondiente, a fin de asesorar y realizar el estudio de factibilidad que garantice el éxito del evento.
Artículo 21.- Las sugerencias del Director de Eventos o de la comisión delegada deberán ser tomadas en cuenta por el comité organizador; las recomendaciones y observaciones deberán ser acatadas con carácter de obligatoriedad; en caso contrario ASOMOTOVE no otorgará el aval correspondiente al evento.
Artículo 22.- El director de Eventos o la comisión delegada deberá entregar a la Junta Directiva un informe detallado con la resulta de las visitas, a fin de verificar si el comité organizador ha cumplido con las recomendaciones y observaciones, antes de otorgar el Aval.
Artículo 23.- La Junta Directiva -a través de la Dirección de Eventos o comisión delegada- otorgará de forma escrita el Aval al comité organizador del evento; seguidamente se procederá a colocar el afiche en la Página Web de ASOMOTOVE, el cual deberá contener:
a) Fecha de inicio y culminación del evento.
b) Nombre del Evento y Motoclubes organizadores.
c) Lugar (dirección de la sede) del evento.
d) Logo de ASOMOTOVE.
e) Información de contacto de los Organizadores.
Igualmente se publicará el listado de hoteles y la programación.
Artículo 24.- La Dirección de Eventos o comisión delegada emitirá a la Junta Directiva dentro de los quince (15) días continuos posterior a la culminación del evento, el informe de evaluación detallado de las resultas del mismo, en el cual deberá especificar el cumplimiento o no de:
a) Lo pautado en el programa o itinerario.
b) Cumplimiento de las normativas de Salud, salubridad y seguridad.
c) Desarrollo del evento, espectáculo y entretenimiento del mismo.
d) Vialidad y accesibilidad a la sede.
e) Atención y asistencia al motociclista asociado.
Todo esto con el objeto de que la Junta Directiva evalúe si se cumplió con lo estipulado en el proyecto, y elaborar el informe definitivo que será enviado al comité organizador, que se presentará ante la asamblea de asociados.
TÍTULO V
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 25.- Se debe cumplir con toda la permisología legalmente requerida, además de las notificaciones correspondientes a los organismos públicos tales como: Policía Municipal y Estadal, Tránsito Terrestre, etc.
Artículo 26.- La web www.asomoto.com.ve es la Página Oficial de ASOMOTOVE, en consecuencia, el Comité Organizador del evento realizará la publicación del afiche y programa en la Web de la Asociación, con carácter de exclusividad.
Artículo 27.- La capacidad hotelera deberá garantizarse mediante convenios y contratos con por lo menos el 75% de los hoteles considerados. El motoclub organizador deberá procurar descuentos especiales en hoteles.
Artículo 28.- Los Organizadores del Evento podrán disponer de un área para que los motociclistas instalen carpas para pernoctar, garantizándo a los usuarios la infraestructura sanitaria (baños, duchas) y seguridad.
Artículo 29.- Se debe manejar la información de los centros médicos públicos y privados con servicio de emergencia y los recursos clínicos con los que cuentan.
Artículo 30.- Los organizadores deberán velar por la calidad, higiene y puntualidad de los servicios contratados, mediante acuerdos firmados con los proveedores.
Artículo 31.- Se debe tener presente la posibilidad de suficiente y seguro estacionamiento con vigilancia para los vehículos de apoyo.
Artículo 32.- El programa del evento deberá ser lo mas descriptivo posible, indicando el cronograma de actividades, sitios turísticos de la localidad, información correspondiente a los organismos oficiales involucrados en la realización de evento, personas de contacto del motoclub anfitrión con el fin de facilitar a los participantes la colaboración que pudiesen necesitar en cualquier momento.
Artículo 33.- Es de suma importancia la mayor colaboración posible por parte del organizador hacia los Directivos de ASOMOTOVE en función de un mejor desempeño en sus actividades en pro de agilizar tanto el proceso de inscripción como el monitoreo de las actividades previstas en el programa del evento.
Artículo 34.- Se deberá contar con puntos de servicio y asistencia técnica para motocicletas dotados de las herramientas y los repuestos mínimos para resolver problemas típicos de carretera, así como el servicio de lavado y cambio de lubricantes y filtros.
TÍTULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 35.- Se entenderá siempre que los eventos son para adultos y la asistencia de menores de edad será bajo la única responsabilidad de sus representantes.
Artículo 36.- Los concursos deberán concentrarse en actividades recreativas de destreza; no deberán incluirse competencias de velocidad y/o piques a menos que se cuente con las pistas acondicionadas y aprobadas por la Federación Nacional de Motociclismo de Velocidad, que garanticen no poner en peligro el sano esparcimiento y sentido de diversión y camaradería como principal objetivo de los eventos avalados por ASOMOTOVE.
Artículo 37.- No deberá incluirse en ningún caso el reconocimiento al MEJOR MOTOCLUB.
Artículo 38.- Un porcentaje significativo de lo percibido en el evento avalado por ASOMOTOVE debe ser donado a una institución benéfica Nacional o Regional.
Artículo 39.- El proyecto del evento deberá ser cumplido en su totalidad, y su evaluación será discutida en Asamblea de Asociados la cual determinará las sanciones correspondientes -si las hubiere- con el voto de la mayoría simple de los asistentes.
Artículo 40.- La Junta Directiva podrá resolver cualquier eventualidad que no esté contemplada en este reglamento con el propósito de garantizar el desarrollo y objetivo del evento, en pro y para beneficio de los asociados.
San Felipe, 02 de marzo de 2009.
La Junta Directiva
(Fdo.) José A. Martínez, Presidente; (Fdo.) Giuseppe Tremamunno, Vice-Presidente; (Fdo.) Amílkar Suárez, Secretario; (Fdo.) Reynaldo Camacho, Tesorero; (Fdo.) Rubén Posada, Director de Eventos.
